【重要】台風の影響に伴う開催時間の繰り下げと、欠席サークルの振替参加のご案内

【10/11 18:05 更新】今回の欠席サークルに限り、救済措置として次回への振替参加受付を行います。

さて、皆様もご存知の通り、台風19号が勢力を増したまま、12日夜~13日朝にかけて関東を通過する予報が出ており、開催当日の交通機関に影響が出る恐れがあります。
(参考)気象庁 台風情報 https://www.jma.go.jp/jp/typh/

また、各交通機関から発表された運休情報によりますと、一部の路線で午前中いっぱいの運休が見込まれ、参加サークルの皆様のご自宅からは、どんなに早くても開場時刻までに到着が間に合わないケースもあり、参加可能な方と不可能な方、両方いらっしゃることを把握しています。

一方、日程が前後するイベントと合わせて参加を予定しているサークルが多いことと、同人誌即売会として使える会場の空きの少なさ、そして主催者自ら抱える今後のスケジュールから、日程を振り替えて開催することも難しく、できれば今回の中止は避けたいと思っています。

これらの要素から判断した結果、9日の発表通り、今回のイベント開催時間を、皆様のご来場が可能な時間となる「13:00~17:00」に繰り下げて開催させていただき、マニュアル及びカタログに掲載されているタイムテーブルを、全て2時間繰り下げで運用したいと思います。

ただし、どうしてもサークル参加が困難になってしまった方の救済措置として、今回の欠席サークルに限り、後日、次回への振替参加を受け付けます。詳細は後述の「◆やむを得ず欠席される場合」をご一読ください。

◆変更後のタイムテーブル

11:45 印刷会社搬入・チラシ配布受付開始(これより以前に到着された場合も、可能な限り対応させていただきます)
12:00 サークル入場開始・追加イス貸し出し開始・コスプレ&撮影登録受付開始・更衣室使用開始
12:50 サークル入場打ち切り・追加イス貸し出し終了・サークルスペースへのチラシ配布終了
13:00 開会・一般入場開始
15:00 宅配便搬出受付開始
17:00 閉会・アフターイベント開始~終了次第撤収

※19:00 公式打ち上げ開始
募集ページ:https://ashipita.doujin-event.com/post-459/
参加表明:https://twipla.jp/events/412233

◆当日の対応について

・サークル通行証に記載されている入場時刻も、2時間遅れで読み替えてください。
・主催は9:00より会場入りしている予定ですが、当日スタッフの会場入りが遅れる可能性がありますので、準備時間もその分遅れる見込みです。従いまして、早めにご来場いただきましても、十分に対応できない可能性があります。
・印刷会社と宅配便の搬入につきましては、従来の予定通り対応させていただきますが、サークル参加者の皆様は、タイムテーブル変更後の12:00以降にご来場をお願いします。

◆やむをえず欠席される場合【11/2 更新】

交通機関の乱れなどにより、当日のご参加が不可能になった場合につきまして、
基本的にお届けやお知らせは不要ですが、既にスペースを確保させていただいている関係上、ご返金には対応できません。また、10月13日の振替開催もございません。

【変更】10月13日のイベントにやむをえず欠席されたサークルに限り、救済措置として
次回開催(2020年3月1日 川崎市産業振興会館 4F 展示場)への振替参加 または ご返金 を受け付けます。
※今回欠席されたサークルにのみ、後日メールにて振替参加のご連絡を差し上げます。
※振替参加の場合、3月1日の開催当日に参加費の差額を返金させていただきます。
※ご返金の申請期限は、年内中・12月31日(火)とさせていただきます。

◆事前に会場へのお荷物を手配された場合

宅配便 および 直接搬入 により会場へお荷物を手配された方にお知らせします。
会場へ搬入されたお荷物につきましては、当日会場でのお引取りのない場合、
サークル代表者の住所宛てに着払いでの返送を基本とさせていただきますが、この対応で困る場合、また、印刷会社などの直接搬入で会場に納品された場合について、どのように対処するかを主催までお知らせください。
※送付済みの宅配便の荷物を、会場へ届く前に自宅へ戻す場合は、お早めにヤマト運輸へお問い合わせください。
※印刷会社の直接搬入を取り消す場合は、お早めに各印刷会社へご相談ください。

これらの内容は、サークル参加者に一斉送信させていただいたメールにも同じ文面を掲載しています。

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